Comment mieux gérer ton temps et rester zen

** Cet article participe à l’événement interblogueurs 2020 organisé par Olivier Roland sur son blog https://habitudes-zen.net : Comment être zen et productif au quotidien. Je te recommande particulièrement cet article https://habitudes-zen.net/7-habitudes-a-mettre-en-place-pour-etre-serein-au-quotidien/ pour vivre plus sereinement au quotidien**

• Tu es aspiré par un quotidien personnel et professionnel toujours plus exigeant et « ultra-connecté ».
• Ta to-do list ne fait que s’allonger alors que tu en fais déjà beaucoup.
• Tu es souvent sollicité, tu essaies d’être réactif, au détriment de ton organisation et de tes propres besoins.
• Au final, tu as l’impression de passer à côté de ta vie.
• Bref, tout cela t’épuise, te démoralise et tu voudrais mieux gérer ton temps et rester zen !

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Etre productif sans t’épuiser, c’est possible !

Tu peux mieux gérer ton temps ET rester zen

Tu entends souvent qu’il faut être plus productif et plus efficace, qu’il y a telle ou telle méthode qui te permettra d’en faire plus, mieux etc…

Quand j’entends cela, ça me met juste une pression supplémentaire. J’ai l’impression qu’on me demande d’en faire encore plus !

Je pensais que mieux gérer mon temps et être zen n’était pas du tout compatible.

En fait je m’aperçois que j’ai juste besoin de faire tomber la pression pour prendre du recul et mieux gérer mon quotidien. C’est tout de suite plus facile.

Alors comment tu peux faire concrètement pour gérer ton temps ET être plus serein ?

Je te propose des techniques pour adopter des réflexes tout simples qui changeront ta façon de gérer ton temps et qui te permettront d’avoir des résultats différents.

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Première chose pour mieux gérer ton temps et rester zen : accepte de changer

Ça va piquer un peu, mais en réalité :

Ta to-do list n’est pas le vrai problème. Le vrai problème vient de toutes les tâches que tu laisses entrer dans ton agenda.

• Si tu veux que les choses changent, TU dois changer ta façon de faire.
• Si tu veux mettre en place de nouvelles habitudes, alors TU dois agir différemment.

Les résultats sont immédiats, tu peux reproduire ce qui fonctionne bien et ajuster ce qui ne te convient pas.

Garde en tête que le monde ne changera pas, il t’enverra toujours plus de sollicitations. C’est à toi d’évoluer car :

La folie est de toujours se comporter de la même manière et de s’attendre à un résultat différent (Albert Einstein)

Les bonnes pratiques pour mieux gérer ton temps et rester zen

Quel est ton objectif ?

Si tu veux des résultats concrets et savoir si oui ou non tu es sur la bonne voie, tu dois définir ton objectif. Cet objectif est le cap qui te permettra de prendre les bonnes décisions.

Clairement, tu veux QUOI dans TA vie ?

A la fin de ta journée-semaine-mois-année, tu seras satisfait si tu as atteint quel objectif ?

Prends le temps d’y réfléchir, c’est primordial.

Si tu veux être plus efficace, ce n’est pas juste une question d’organisation et de gestion du temps ; cela rejoint aussi la question du sens que tu donnes à ta vie.

Dans tous les « sens » du terme.

Qu’est-ce que tu veux VRAIMENT ? Qu’est-ce qui est IMPORTANT pour toi ?

Par exemple, tu peux avoir le sentiment que tu ne dégages pas assez de temps pour :

• toi
• ton couple
• tes enfants
• ta passion
• tes activités, tes loisirs
• tes projets
• etc…

Tes objectifs te permettent de mesurer si les changements que tu as mis en place vont dans le bon sens.

Pour définir un bon objectif, tu peux utiliser la méthode SMART : ton objectif doit être précis, réaliste en tenant compte de tes contraintes. Il doit être suffisamment ambitieux pour te faire avancer. Tu dois pouvoir le mesurer, avec une limite dans le temps.

Tu identifies les tâches urgentes et importantes

Une clé primordiale si tu veux mieux gérer ton temps et rester zen, c’est de distinguer les tâches importantes et/ou urgentes.

A ton avis, une tâche urgente est-elle toujours prioritaire ? Et une tâche prioritaire est-elle toujours urgente ?

Eisenhower, ancien Président des Etats-Unis et militaire connu pour son sens aigu de l’organisation, nous a légué cette matrice :

Les tâches importantes

Une tâche importante est une tâche qui te permet d’avancer dans tes projets, tes réalisations, d’atteindre quelque chose qui te tient à cœur.

Elle a en général une valeur ajoutée.

Les tâches urgentes

Les tâches urgentes te mobilisent tout de suite, mais elles n’apportent pas forcément beaucoup de valeur.

Tu peux ne pas être très objectif sur le degré d’urgence, cela dépend de tes contraintes, de ton ressenti, de ta tolérance au stress ou d’autres facteurs.

Alors pour t’aider à prendre du recul, tu peux te demander : « quelles sont les conséquences si cette tâche n’est pas faite ? »

Base-toi sur des éléments concrets plutôt que sur tes ressentis.

=> Dans tous les cas : une tâche importante passe AVANT une tâche urgente.

Les tâches importantes et urgentes

Ce sont les tâches qui ont un impact, qui doivent être traitées rapidement.

Par exemple : gérer un conflit, un appel nécessaire, un enfant qui a besoin d’aide, la déclaration des impôts etc.

C’est à toi de les faire, elles passent en priorité.

Les tâches importantes et non urgentes

Ce sont celles qui peuvent être planifiées.

Il faut bien les anticiper si tu ne veux pas qu’elles deviennent urgentes et qu’elles créent du stress.

Par exemple : les rendez-vous, les courses, les loisirs et activités, les sorties en famille, suivre une formation etc.

Les tâches non importantes et urgentes

Ce sont les sollicitations qui proviennent généralement de ton entourage, ce qui te donne l’impression qu’elles sont importantes… mais seulement pour eux !

Les appels du style « j’ai un service à te demander, tu peux me donner un tout petit coup de main ? », « toi qui connais ça, est-ce que tu pourrais… » et tant d’autres ! Ça te parle ? Sans compter les mails, les pubs (oh une promo !), les sollicitations que le monde ne se prive pas de t’envoyer.

Avec toutes ces sollicitations, tu as l’impression que tes journées sont bien chargées. Et tu as raison. Mais en réalité, toi, tu n’as pas avancé.

C’est ton quadrant idéal si tu choisis d’être sympa et de plaire aux autres au détriment de ton propre équilibre.

Comment réagir ?

Cela va te paraître contre-intuitif, pourtant la solution est de refuser ou de déléguer ces sollicitations si elles ne t’apportent pas d’autre valeur ajoutée que la satisfaction et/ou le confort d’avoir dit « oui ».

Tu verras que si tu dis « non je ne peux pas » ou que tu y mets tes propres conditions, avec assurance et sympathie (normal, tu es quelqu’un de sympa) il va se passer un truc incroyable : il/elle va trouver une autre solution !

Les tâches non importantes et non urgentes : ⚠️ attention aux parasites !

Ce sont toutes les petites occupations qui ne t’apportent pas de valeur, que tu accomplis par automatisme ou sans te poser de question.

On y trouve le téléphone, les jeux vidéo, les distractions sur Internet, les réseaux sociaux, le shopping sans réel besoin… C’est un réflexe facile, mais on sous-estime systématiquement le temps qu’on y consacre en réalité.

La bonne nouvelle c’est que tu peux abandonner les tâches non importantes et non urgentes.

Mais ce n’est pas forcément le plus facile à faire 😊 car cela concerne aussi les petites tâches dans lesquelles tu te complais, les habitudes qui te font perdre de l’efficacité.

Tout ce temps mobilise ton énergie et t’empêche de réaliser ce qui est vraiment important.

Il ne s’agit pas de les éliminer, ces activités sont comme une « récompense » après une journée chargée ou pour décompresser. Mais limite clairement le temps que tu y passes. Une sortie shopping ou de soldes peut prendre une journée entière pour certains ! Les réseaux sociaux mobilisent des heures chaque jour sans qu’on s’en aperçoive ! D’ailleurs, sur Facebook, tu peux voir objectivement le temps que tu y passes chaque jour dans tes paramètres 😉

Après avoir passé du temps sur une distraction, demande-toi si cette tâche t’a apporté une valeur ajoutée à la hauteur du temps que tu y as passé ?

Vérifie le temps que tu passes aux activités non importantes et non urgentes, car la plupart du temps tu en passes beaucoup plus que ce que tu penses.

Tu dois restreindre les sollicitations qui « volent TON temps« 

Les notifications, le téléphone, les demandes des uns et des autres… en fait, chaque fois que tu accordes ton attention à une sollicitation extérieure, tu lui donnes l’autorisation de prendre ton temps.

Ton temps, c’est comme un compte en banque. Tous les jours il se crédite de 1440 minutes que tu peux dépenser comme tu veux, mais que tu ne peux jamais récupérer.

Alors, toutes ces minutes, ces heures, tu les dépenses comment ? Quelle valeur tu donnes à ton temps ? A quoi et à qui accordes-tu ton attention ?

Il y a des voleurs de temps que tu peux contrôler

Supprimer tes notifications, consulter et répondre à tes mails une ou deux fois par jour maximum, planifier les courses une fois par semaine, voire te les faire livrer…

À chacun d’analyser ses comportements et ses petites habitudes.

Il y a des voleurs de temps que tu ne peux pas prévoir

Les appels téléphoniques, la voisine qui sonne, le boulot qui… les copains qui… la famille qui… les enfants qui…

Tout cela, tu peux le gérer selon leur importance et urgence.

Tu peux aussi te demander comment faire différemment, mieux, plus rapidement au quotidien.

Pour lutter contre la surcharge mentale, utilise la puissance de focalisation :

ÊTRE DANS L’INSTANT PRÉSENT

Si tu ne veux pas que ta vie tourne autour de ton téléphone et des tâches à accomplir, ton attention doit être focalisée sur ce que tu es en train de faire et sur les personnes avec qui tu es.

Planifie tes journées

Pour mieux gérer ton temps et rester zen, tu dois prendre conscience de :

• ce que tu mets dans tes journées
• « comment tu te sens »

Pour ça tu prends 15-20 minutes au réveil ou pendant ton café pour noter, idéalement dans un journal de bord, tes tâches selon la matrice d’Eisenhower.

Les tâches du jour

Note ce que tu as prévu de faire, ta to-do liste du jour.

Essaie d’être le plus réaliste possible en fonction de tes possibilités et de tes contraintes.

Tu planifies un maximum de choses : tes appels, tes mails, tes courses etc…

Tu peux te demander : « À la fin de cette journée, je serai satisfait si j’ai accompli telle et telle chose… »

La loi des 20/80

Garde en tête le principe des 20/80 de la Loi de Pareto : 20% de tes actions amènent 80% de résultats.

Identifie ces actions et focalise-toi sur ce qui apporte des résultats.

Délègue, optimise ou élimine les 80% d’actions restantes car elles te prendront du temps et de l’énergie pour peu ou pas de résultat.

Dans la journée, tu peux appliquer la méthode POMODORO : tu programmes un temps pour chaque réalisation et tu restes focalisé dessus.

A la fin de la journée, tu constates :

• Que tu as réellement pu accomplir ce que tu avais prévu de faire le matin. Bravo !
• Que tu n’as pas pu faire tout ce que tu avais prévu, pourquoi ? Il faudra planifier les tâches restantes.
• Que tu as accompli des tâches qui n’étaient pas prévues, pourquoi ? Il y en a certainement que tu aurais pu ou voulu décliner.
• Comment est ton état d’esprit, comment tu te sens : satisfait, joyeux, motivé, déçu, agacé, découragé, fier…

N’oublie pas : le temps que tu passes à faire des choses qui ne t’apportent pas de valeur est un temps qui ne t’appartient plus. Tu devras te ré-approprier ton temps si tu veux être maître de ton organisation.

Cela te donne déjà une vision sur la disponibilité que tu maîtrises et celle que tu donnes à l’extérieur.

Cela te permet aussi de prendre conscience de ton état émotionnel.

Si tu t’aperçois que tu progresses et que tu parviens à mieux gérer ton temps et rester zen, c’est une énorme satisfaction !

Capitalise sur ce qui fonctionne.

Pour conclure

Mieux gérer ton temps et rester zen est tout à fait possible si tu es prêt à mettre en question tes habitudes, à agir différemment et à prendre des décisions.

Vis pleinement chaque moment, sois ancré dans l’instant présent !

[La gestion du temps] consiste à vivre dans l’instant présent plutôt que de se précipiter d’une tâche à l’autre et de vérifier mille et une choses sur votre liste.

C’est s’arrêter et se demander : dois-je vraiment accomplir cette tâche ? C’est vraiment important ? [Il] s’agit de consacrer du temps pour vous, pour ne pas surcharger votre journée et vous permettre ainsi d’avoir du plaisir à travailler.

(Tonya Dalton, experte en productivité)

Source: https://blog.trello.com/fr/methode-gestion-du-temps

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Et toi, quelles sont tes méthodes d’organisation ? Partage en commentaire tes astuces pour mieux gérer ton temps ou tes difficultés !