Comment mieux gérer ton temps et rester zen ?

comment mieux gérer ton temps et rester zen

**Cet article participe à l’événement interblogueurs 2020 organisé par Olivier Roland sur son blog https://habitudes-zen.net : Comment être zen et productif au quotidien. Je te recommande particulièrement cet article https://habitudes-zen.net/2015/7-habitudes-a-mettre-en-place-pour-etre-serein-au-quotidien pour vivre plus sereinement au quotidien**

Tu es aspiré par un quotidien personnel et professionnel toujours plus exigeant et « ultra-connecté ».
Ta to-do list ne fait que s’allonger alors que tu en fais déjà beaucoup.
Tu es souvent sollicité, tu essaies d’être réactif, au détriment de ton organisation et de tes propres besoins.
Au final, tu as l’impression de passer à côté de ta vie.
Bref, tout cela t’épuise et te démoralise, et tu voudrais mieux gérer ton temps et rester zen !

Etre productif sans t’épuiser, c’est possible !

Tu peux mieux gérer ton temps ET rester zen

Tu entends souvent qu’il faut être plus productif et plus efficace, qu’il y a telle ou telle méthode qui te permettra d’en faire plus, mieux etc…

Je ne sais pas pour toi, mais quand j’entends ça, cela me met juste une pression supplémentaire avec l’impression qu’on me demande d’en faire encore plus ! Je pensais que mieux gérer mon temps et être plus zen n’était pas du tout compatible.

Etre plus productif et plus zen
Etre plus productif et plus zen

En fait je m’aperçois que j’ai juste besoin de faire tomber la pression pour pouvoir prendre du recul et mieux gérer mon quotidien. C’est tout de suite plus facile.

Alors comment tu peux faire concrètement pour avoir des résultats ET être plus serein ?

Je te propose des techniques pour adopter des réflexes tout simples qui changeront ta façon de gérer ton temps et qui te permettront d’avoir des résultats différents.

Première chose pour mieux gérer ton temps et rester zen : accepte de changer

Ca va piquer un peu mais, en fait:

Ta to-do list n’est pas le vrai problème. Le vrai problème vient de toutes les tâches que tu laisses entrer dans ton agenda.

  • Si tu veux que les choses changent, TU dois changer ta façon de faire.
  • Si tu veux mettre en place de nouvelles habitudes, alors TU dois agir différemment.

Les résultats seront immédiats, tu pourras reproduire ce qui fonctionne bien et ajuster ce qui ne te convient pas.

Le monde ne changera pas, il t’enverra toujours plus de sollicitations. C’est à toi d’évoluer car :

« La folie est de toujours se comporter de la même manière et de s’attendre à un résultat différent » Albert Einstein

Les bonnes pratiques pour mieux gérer ton temps et rester zen

Quel est ton objectif ?

Si tu veux des résultats concrets et savoir si oui ou non tu es sur la bonne voie, tu dois définir ton objectif. Cet objectif est le cap qui te permettra de prendre les bonnes décisions.

Clairement, tu veux QUOI dans TA vie ? A la fin de ta journée-semaine-mois-année, tu seras satisfait(e) si tu as atteint quel objectif ? Prends le temps d’y réfléchir, c’est primordial.

Si tu veux être plus efficace, ce n’est pas juste une question d’organisation et de gestion du temps ; c’est aussi la question du sens que tu donnes à ta vie.

Dans tous les « sens » du terme.

Qu’est-ce que tu veux VRAIMENT ? qu’est-ce qui est IMPORTANT pour toi ?

Par exemple, tu peux avoir le sentiment que tu ne dégages pas assez de temps pour :

  • ton couple
  • tes enfants
  • ta passion
  • tes activités, tes loisirs
  • si tu as un projet professionnel que tu veux développer mais que tu te fais embarquer par le quotidien
  • si tu as un projet familial que tu peines à mettre en œuvre
  • etc…

Quels qu’ils soient, tes objectifs te permettront de mesurer si les changements que tu as mis en place vont dans le bon sens.

Avoir un cap vers où aller pour mieux gérer son temps et rester zen
Toujours avoir un cap vers où aller

Utilise la méthode SMART (je rédigerai prochainement un article sur la méthode SMART sur ce blog) pour évaluer si ton objectif est bien défini: ton objectif doit être précis, réaliste en tenant compte de tes contraintes. Il doit être suffisamment ambitieux pour te faire avancer. Tu dois pouvoir le mesurer, avec une limite dans le temps.

Tu identifies les tâches urgentes et importantes.

Une clé primordiale si tu veux mieux gérer ton temps et rester zen, c’est de distinguer les tâches importantes et/ou urgentes.

A ton avis, une tâche urgente est-elle toujours prioritaire ? Et une priorité est-elle toujours urgente ?

Eisenhower, ancien Président des Etats-Unis et militaire connu pour son sens aigu de l’organisation, nous a légué cette matrice :

La matrice d'Eisenhower distingue les tâches importantes et urgentes, pour mieux gérer son temps et rester zen
La matrice d’Eisenhower distingue les tâches importantes et urgentes

Les tâches importantes

Une tâche importante est une tâche qui te permet d’avancer dans tes projets, tes réalisations, d’atteindre quelque chose qui te tient à cœur. Elle a en général une valeur ajoutée.

Les tâches urgentes

Les tâches urgentes te mobilisent tout de suite, mais elles n’apportent pas forcément beaucoup de valeur. Tu peux ne pas être très objectif sur le degré d’urgence, ça dépend de tes contraintes, de ton ressenti, de ta tolérance au stress ou d’autres facteurs. Alors pour t’aider à prendre du recul, tu peux te baser sur les conséquences encourues si cette tâche n’est pas faite. Base-toi sur des éléments concrets plutôt que tes ressentis.

=> Dans tous les cas: une tâche importante passe AVANT une tâche urgente.

Les tâches importantes et urgentes

Ce sont les tâches qui ont un impact, qui doivent être traitées rapidement. Par exemple: un conflit, un appel nécessaire, un enfant qui a besoin d’aide, la déclaration des impôts, etc. C’est à toi de les faire, elles passent en priorité.

Les tâches importantes et non urgentes

Ce sont celles qui peuvent être planifiées. Il faut bien les anticiper si tu ne veux pas qu’elles deviennent urgentes, avec le stress que cela pourra créer. Par exemple: les courses, les loisirs et activités, le sport, les sorties en famille, suivre une formation, etc.

Les tâches non importantes et urgentes

Ce sont les sollicitations qui proviennent généralement de ton entourage, ce qui te donne l’impression qu’elles sont importantes… mais seulement pour eux !

Les appels du style “j’ai un service à te demander, tu peux me donner un tout petit coup de main ?”, “toi qui connais ça, est-ce que tu pourrais…” et tant d’autres ! Ça te parle ? Sans compter les mails, les pubs (oh une promo !), les sollicitations que le monde ne se prive pas de t’envoyer.

C’est ton quadrant idéal si tu préfères être sympa et plaire aux autres au détriment de ton propre bonheur. Ici, tu dois refuser ou déléguer ces sollicitations si elles ne t’apportent pas d’autre valeur ajoutée concrète que la satisfaction et/ou le confort d’avoir dit “oui”.

Si tu dis « non je ne peux pas », ou que tu y mets tes propres conditions, avec assurance et sympathie (normal, tu es quelqu’un de sympa) il va se passer un truc incroyable : il/elle va trouver une autre solution !

Avec toutes ces sollicitations, tu as l’impression que tes journées sont bien chargées. Et tu as raison. Mais en réalité, toi, tu n’as pas avancé.

⚠️ Les tâches non importantes et non urgentes ⚠️ : attention aux parasites !

La bonne nouvelle c’est que tu peux les abandonner. Mais ce n’est pas forcément le plus facile à faire 😊 car cela concerne aussi les petites tâches dans lesquelles on se complaît, des habitudes qui nous font perdre de l’efficacité.

On y trouve le téléphone, les jeux vidéo, les distractions sur Internet, les réseaux sociaux, se balader en ville… C’est tentant et ça fait plaisir, mais on sous-estime souvent le temps qu’on y consacre en réalité.

Tout ce temps mobilise ton énergie et t’empêche de réaliser ce qui est vraiment important. Il ne faut pas les éliminer, ces activités sont comme une “récompense” après une journée chargée ou pour décompresser. Mais limite clairement le temps que tu y passes. Une sortie shopping ou de soldes peut prendre entre une demie-journée voire une journée entière pour certain(e)s ! Les réseaux sociaux mobilisent des heures chaque jour sans qu’on s’en rendre compte ! D’ailleurs, sur Facebook, tu peux voir le temps que tu y passes chaque jour dans tes Paramètres 😉

Après avoir passé du temps sur une distraction, demande-toi si cette tâche t’a apporté une valeur ajoutée à la hauteur du temps que tu y as passé ?

Tu dois restreindre les sollicitations qui « volent TON temps »

Les notifications, le téléphone, les demandes des uns et des autres etc… en fait, chaque fois que tu accordes ton attention à une sollicitation extérieure, tu lui donnes l’autorisation de prendre ton temps.

Les notifications et les réseaux sociaux sont de gros “voleurs” de temps

Ton temps, c’est comme un compte en banque. Tous les jours il se crédite de 1440 minutes que tu peux dépenser comme tu veux, mais que tu ne peux jamais récupérer.

Alors, toutes ces minutes, ces heures, tu les dépenses comment ? Quelle valeur tu donnes à ton temps ? A quoi et à qui accordes-tu ton attention ?

Il y a des voleurs de temps que tu peux contrôler. Supprimer ses notifications, consulter et répondre à ses mails une ou deux fois par jour maximum, planifier les courses une fois par semaine, voire se les faire livrer… A chacun d’analyser ses comportements et ses petites habitudes. Vérifie le temps que tu passes à ces choses-là car la plupart du temps tu en passes beaucoup plus que ce que tu penses.

Il y a des voleurs de temps que tu ne peux pas prévoir : les appels téléphoniques, la voisine qui sonne, le boulot qui… les copains qui… la famille qui… les enfants qui… Tout cela, tu peux les gérer selon leur importance et urgence. Tu peux aussi te demander comment faire différemment pour faire mieux, plus rapidement, au quotidien.

Pour lutter contre la surcharge mentale, utilise la puissance de focalisation : ÊTRE DANS L’INSTANT PRÉSENT.

Si tu ne veux pas que ta vie tourne autour de ton téléphone et des tâches à accomplir, tu dois être là où tu es, et ton attention doit être centrée sur ce que tu es en train de faire.

Planifie tes journées.

Pour mieux gérer ton temps et rester zen, tu dois prendre conscience de ce que tu mets dans tes journées et de “comment tu te sens”.

Pour ça tu prends 15-20 minutes au réveil ou pendant ton café pour noter, idéalement dans un journal de bord, tes tâches selon la matrice d’Eisenhower :

Ce que tu as prévu de faire, ta to-do list du jour. Essaie d’être le plus réaliste possible en fonction de tes possibilités et tu tiens compte aussi de tes contraintes. Tu planifies un maximum de choses : tes appels, tes mails, tes courses etc… Tu peux te demander : « A la fin de cette journée, je serai satisfait(e) si j’ai accompli telle et telle chose… ».

Garde en tête le principe des 20/80 de la Loi de Pareto : 20% de tes actions amènent 80% de résultat. Identifie et focalise-toi sur ces actions qui apportent des résultats et délègue, optimise ou élimine les 80% restantes car elles te prendront du temps et de l’énergie pour peu voire pas de résultat.

Planifier sa journée le matin, selon les tâches importantes et urgentes, et en tenant compte de la loi de Pareto

Dans la journée, tu peux appliquer la méthode POMODORO (je ferai un prochain article sur ce sujet) : tu programmes un temps pour chaque réalisation et tu restes focus dessus, tu ne fais rien d’autre.

A la fin de la journée, tu constates :

  • Ce que tu avais prévu de faire le matin et ce que tu as réellement pu faire. Bravo !
  • Ce que tu n’as pas pu faire et qui restera à faire, et pourquoi ? Il faudra le planifier.
  • Les choses que tu as faites et qui n’étaient pas prévues, et pourquoi ? Il y en a certainement que tu aurais pu ou voulu décliner.
  • Ton état d’esprit, comment tu te sens (satisfait, joyeux, motivé, déçu, agacé, sentiment de subir…).

N’oublie pas : le temps que tu passes à faire des choses qui ne t’apportent pas de valeur est un temps qui ne t’appartient plus. Tu devras te ré-approprier ton temps si tu veux être maître de ton organisation.

Cela te donne déjà une vision sur la disponibilité que tu maîtrises et celle que tu donnes à l’extérieur, et de ton état émotionnel.

Si tu t’aperçois que tu progresses et que tu parviens à mieux gérer ton temps et rester zen, c’est une énorme satisfaction ! Capitalise sur ce qui fonctionne.

Pour conclure

Mieux gérer ton temps et rester zen est tout à fait possible si tu es prêt(e) à mettre en question tes habitudes, à agir différemment, et à prendre des décisions.

Vis pleinement chaque moment, sois ancré dans l’instant présent !

« [La gestion du temps] consiste à vivre dans l’instant présent plutôt que de se précipiter d’une tâche à l’autre et de vérifier mille et une choses sur votre liste »

« C’est arrêter et se demander : dois-je vraiment accomplir cette tâche ? C’est vraiment important ? [Il] s’agit de consacrer du temps pour vous, pour ne pas surcharger votre journée, et vous permettre ainsi d’avoir du plaisir à travailler »

Tonya Dalton, experte en productivité

Source: https://blog.trello.com/fr/methode-gestion-du-temps

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